"La thématique de la Boîte à outils Projet a été traitée sous différents angles. Claude Marguerat et Pierre Arayet ont animé une conférence interactive où ils ont fait réfléchir l’assistance sur les nouveaux rôles du chef de projet. Ensuite, Dr. Jean-Baptiste Armangaud (CHUV) et Denis Hemme (CHUV) ont démontré qu'il faut énormément de persévérance et de motivation pour réaliser un projet à très long terme comme un hôpital des enfants. Et pour terminer, le chef de programme à l'UEFA Jérémy Cottino a présenté des outils et méthodes innovants tout en partageant son expérience.

Pour la deuxième partie de la journée, les quatre formations portant sur la préparation, la gestion des risques, la valeur ajoutée et bien évidemment, la méthode Agile ont rencontré des échos très positifs parmi les participants." (extrait de : http://www.project-management.ch/content/rendez-vous-du-management-de-projet-0).

Voici la présentation de cette journée par la SMP (Société Suisse de Management de Projet). 

Présents lors de l’événement, Olivier SCHMITT et Guilhem RICHARD nous partagent un résumé des conférences auxquelles ils ont participé :

Conférence 1- CHEF DE PROJET – MANDANT 2.0; NOUVEAUX OUTILS ET NOUVEAUX RÔLES

Par Claude Marguerat et Pierre Arayet,

La performance et l’Agilité des projets sont l’objet d’exigences de plus en plus marquées. L’ensemble des parties prenantes est concerné et en particulier le Mandant du projet. Cette fonction Managériale joue en effet un rôle stratégique majeur et son évolution concerne en premier lieu celle du Chef de projet. Les nouveaux outils et méthodes demandent une « Mutation » du Mandant et, par conséquent, une refonte du couple Chef de Projet-Mandant.

Que penser de cette conférence ?

Le constat est intéressant, malgré une profusion de méthodes et d’outils, le ratio de projets réussis stagne. Sous la forme d’une discussion entre un chef de projet et son sponsor, les intervenants illustrent une réalité où ces deux acteurs semblent avoir des priorités et des enjeux différents. Pour remédier à cela, la proposition est de repositionner chacun de ces deux rôles sur deux valeurs primordiales de la gestion de projet en s’appuyant sur les outils et méthodes standards. Le « Mandant » ou « Sponsor » doit être ENGAGE, tandis que le chef de projet doit être RESPONSABLE. La conférence s’achève sur une question « Pour atteindre cet état d’engagement et de responsabilisation, le chef de projet doit-il être le coach de son sponsor et de ses parties prenantes ? ».

Conférence 2 - LES OUTILS PROJET CLASSIQUES ET INNOVANTS : CRITIQUE ET RETOUR D’EXPÉRIENCE DANS LE CADRE DE LA CRÉATION D’UN NOUVEL HÔPITAL DES ENFANTS

Par Denis Hemme, Infirmier du CHUV et Dr. Jean-Baptiste Armangaud, Docteur du CHUV

 La construction du nouvel hôpital des enfants à Lausanne fait partie du plan stratégique d’évolution des infrastructures du CHUV pour répondre aux besoins de la population. Ce projet mettra en place les moyens nécessaires pour la prise en charge des enfants de la région lausannoise, comme du canton de Vaud.

Basée sur ce projet, cette conférence a été l’occasion d’obtenir des éléments de réponses sur plusieurs thématiques :

• ·Le maintien de la motivation des équipes sur plusieurs années
• ·L’intégration de la vision des enfants dans un projet d’adultes
• ·Les enjeux liés à l’interdisciplinarité et l’interprofessionalité 

Que penser de cette conférence ?

Surprenant retour d’expérience, d’un dispositif ou la direction d’un programme de 175 MCHF est confiée à deux professionnels de santé, sans expérience projet avec une disponibilité de 60% à eux deux. Seul 5% des parties prenantes ont une culture projet. Le programme utilise des outils de communication puissants pour fédérer autour des changements apportés, par exemple :

• Création d’une web série (inspiré d’Astérix et Obélix : Mission Cléopâtre)
• Speak up (application de management de questions, réponses et commentaires)

Pendant la présentation, les intervenants ont sollicité l’assemblée avec des questions réponses en live via l’application Speak up pour illustrer le mode de fonctionnement utilisé en séance.

Après plusieurs tentatives d’utilisation de méthodologie projet, le programme se concentre sur l’accompagnement au changement, l’obtention de remontée terrain et l’obtention de l’engagement des décideurs.

Conférence 3 - LA BOÎTE À OUTILS DU CHEF DE PROJET AUGMENTÉ

Par Jérémy Cottino, Directeur de programme, UEFA

Conférence listant les outils actuellement disponibles pour les chefs de projet :

• Cartes heuristiques :
  • Modéliser les influences
  • SWOT
  • Prise de notes
  • CV
• Outils de « planification » de projet :
  • Outlook (gestionnaire de tâches)
  • Application TODO
  • Slack ou Sharepoint
  • Application GANTT (site vertex 42)
  • Powerpoint pour la communication
  • Ms Project, la version serveur étant bien plus intéressante grâce à ces fonctionnalités :
    • de calcul sur la base des dates de début, fin, durées
    • Assignation de ressources (visualisation des sur/sous utilisations)
    • Planning de références
  • KANBAN :
    • Trello
    • Microsoft planner
  • Reporting :
    • Excel
    • Powerpoint
    • Power BI
  • Automatisation des tâches :
    • Microsoft flow
    • IFTTT (if this, then that)
    • Agent conversationnel
    • IA (Butler de Trello)

A la fin de la présentation, l’intervenant (pressé par le temps) à commencer à illustrer des concepts intéressant sans pour autant développer :

• Utilisation de la PNL (programmation neuro linguistique)
• Gestion communautaire
• Design thinking 

Formation - LEGO4SCRUM

Par ALEXANDRE CUVA, Coach et Formateur, Socraagile

Lors de ce workshop nous avons suivi différentes cérémonies et artefacts tout en réalisant les demandes d’édifices de Zelda la Super méchante qui a pour objectif d’être la nouvelle maîtresse du monde. 

Durant cette formation nous avons renoué avec les fondements de l’agilité et pratiqué Scrum en vivant 3 sprints afin de satisfaire notre diabolique client et son acolyte maléfique. Nous avons construit pour eux, sur une île volcanique, un lieu de villégiature fortifié et armé pour servir de base à la conquête du monde.

Bien entendu l’équipe emmenée par vos 2 d²Xiens a su se montrer à la hauteur en donnant pleine satisfaction après ces trois sprints où chacun a pu expérimenter les rôles d’équipier, Scrum Master et Product Owner.

Nous avons abordé les concepts de MVP (Minimum viable product), estimation du travail par les équipes, priorisation (par le Product owner) et de timeboxing avec le framework Scrum. Et oui, tout ça en jouant avec des LEGO®.

crédit photo : ScrumFramework @Scrum.org

L’exercice est excellent pour se familiariser avec Scrum. Il permet de prendre conscience des avantages et d’aborder les limites du modèle. A conseiller donc pour présenter de manière ludique Scrum et en faire la promotion sur une demi-journée.

En conclusion de ce Rendez-vous du management de projet:

• Excellent événement pour gagner en visibilité
• Excellente occasion de réseauter
• La problématique de l’engagement des directions est récurrente (revenue à chaque conférence et formation)
• Plus que jamais le Chef de projet a besoin d’être fort sur ses « softskills », son rôle tendant à évoluer dans une certaine mesure vers du coaching, comme les managers d’ailleurs.
• Les problématiques exprimées de manière récurrentes autour de l’engagement et de la responsabilisation des acteurs projets sont toujours au cœur des débats.
• Avec la professionnalisation de la chefferie de projet, il semblerait que les débats s’articulent maintenant plus sur les relations humaines et les organisations que sur les méthodes et outils.

Merci à Guilhem RICHARD et Olivier SCHMITT pour cet article.